Hvordan opbevarer Natur-Energi båndoptagelser?

Natur-Energi optager ikke samtaler med kunder, uden at vi gør opmærksom på det. Når du ringer til vores kundeservice bliver du derfor oplyst om, at vi – på lige linje med en lang række andre virksomheder – på stikprøvevis optager samtaler.

Disse samtaler bliver udelukkende brugt til intern træning i vores kundeservicecenter. Optagelserne gemmes i op til en måned. Det er kun vores kundeservicemedarbejdere, der i forvejen er vant til at arbejde med fortrolige informationer, der har adgang til det lukkede system, hvor optagelserne befinder sig.

Natur-Energi har valgt, at en del af vores salgsindsats sker via telefonsalg. Disse samtaler gennemføres af en ekstern salgspartner. For at kunne dokumentere, at der har fundet et salg sted, kræver myndighederne i Danmark, at der findes en båndoptagelse, hvor sælgeren tydeligt gør opmærksom på, hvad produktet går ud på og hvilke betingelser, der følger med salget.

Derfor har Natur-Energi bedt vores eksterne salgspartner om at optage den del af telefonsamtalen, hvor sælgeren er nået til enighed med kunden og salget gennemføres.

Sælgeren gør tydeligt opmærksom på, at denne del af samtalen optages. Det er samtidig et signal til kunden om, at nu skal man spidse ører, inden man siger ja. Efter at sælgeren har meddelt, at samtalen nu optages, oplæser han eller hun de vilkår, aftalen består af og beder kunden om at tilkendegive, at kunden accepterer vilkårerne.

Den eksterne salgspartner uploader efterfølgende salgssamtalen til en særlig folder på Natur-Energis server. Det er umuligt at få adgang til denne folder medmindre man har en særlig administrationsnøgle, som kun kan udstedes af vores interne IT-afdeling. I Natur-Energi er det kun udviklere i IT-afdelingen og to betroede medarbejdere i Kundeservice, der har adgang til folderen med telefonsamtaler.

Efter den eksterne leverandør har uploaded salgssamtalen, sletter den eksterne leverandør filen, så Natur-Energi som den eneste har adgang til materialet.

Natur-Energi opbevarer telefonsamtalen i op til tre år efter, at et kundeforhold ophører, da tre år er den almindelige forældelsesfrist for evt. tvist. Herefter slettes filen.